在企业采购、政府采购或项目承包中，为了在保证质量的前提下控制成本、提高效率，“询价招标”成为一种常用且高效的采购方式。它适用于采购的货物规格标准统一、货源充足且价格变化幅度小的项目。本文将系统性地解析询价招标的全流程，帮助采购方和供应商更好地理解和参与其中。

一、什么是询价招标？

询价招标，又称“询价采购”，是指采购人向三家或三家以上的潜在供应商发出询价单，让其报价，然后在比较报价的基础上，选择性价比最高的供应商并授予合同的一种采购方式。其核心特点是程序相对简单、周期短、效率高，但同样强调竞争性和透明度。

二、询价招标的完整流程（采购方视角）

一个规范的询价招标流程通常包含以下八个关键步骤：

第一步：项目立项与需求确认
这是流程的起点。采购部门必须明确：

• 采购什么？ 清晰定义所需货物或服务的名称、技术规格、型号、数量、质量标准和交付时间。

• 预算多少？ 确定项目的采购预算，作为后续评标的重要参考。

• 是否适用？ 确认本次采购符合询价方式的条件（即货品标准化、市场竞争充分）。

第二步：编制询价文件
询价文件是向供应商传递需求的核心文件，必须详尽、准确，通常包括：

• 询价通知书： 说明项目背景、采购内容、报价要求、截止日期等。

• 采购需求清单： 详细列明技术参数和数量。

• 报价须知： 明确报价的格式（如含税价、运费等）、报价有效期。

• 合同主要条款： 提前告知付款方式、验收标准、售后服务等关键条款。

• 供应商须知： 说明参与资格、响应文件构成、评选方法等。

第三步：发出询价邀请（寻源）
采购方需要邀请至少三家符合条件的供应商参与。方式包括：

• 从合格供应商库中选取： 从已建立的供应商库中随机或择优选取。

• 公开征集： 在公司官网、采购平台或公共媒体发布询价公告，广泛邀请供应商。

• 直接邀请： 直接向已知的、有实力的供应商发出邀请。

第四步：供应商递交报价响应文件
在规定的截止时间前，受邀供应商根据询价文件的要求，准备并密封递交其报价文件。响应文件不仅包含价格，还应包括公司资质、授权信、技术方案偏离表等证明其能力和合规性的材料。

第五步：开启报价与评审
这是流程的核心环节。通常在规定的时间和地点公开开启所有供应商的报价文件。

1. 符合性审查： 首先检查供应商的响应文件是否完整、有效，是否实质性响应了询价文件的所有要求。任何不符合要求的报价可能被视为无效。

2. 价格评审： 对通过符合性审查的报价进行价格比较。原则是 “在符合采购需求、质量和服务相等的前提下，提出最低报价的供应商被确定为成交供应商” 。但“最低价”并非绝对，如果报价过低且无法合理解释，采购方有权质疑其履约风险。

第六步：确定成交供应商并发布结果
根据评审结果，采购方内部形成书面报告，确定最终的成交供应商。随后，应发布成交结果公告，将成交供应商名称、成交金额等信息进行公示，以体现公平透明，并通知所有未成交的供应商。

第七步：签订采购合同
公示期结束后无异议，采购方即可与成交供应商签订正式的采购合同。合同内容应以询价文件和供应商的响应文件为依据，确保权利义务清晰。

第八步：合同履行与验收
双方按照合同约定履行义务：供应商按时交付货物，采购方组织验收。验收合格后，按合同约定办理付款手续。所有询价过程中的文件（询价文件、响应文件、合同等）均应归档保存，以备查证。

三、询价流程中的关键注意事项

• 透明度： 整个过程应避免“暗箱操作”，确保所有受邀供应商在信息对等的环境下公平竞争。

• 密封报价： 要求供应商密封递交报价，防止信息泄露导致的不公平竞争。

• 有效竞争： 必须保证至少有三家供应商参与，否则询价可能因缺乏竞争而无效。

• 书面记录： 每个环节的决策和沟通都应有书面记录，形成完整的审计轨迹。

四、询价招标的优缺点

• 优点：

  • 高效快捷： 相比公开招标，流程简化，耗时短。

  • 成本低廉： 减少了招投标的复杂程序和相应的人力、时间成本。

  • 灵活性强： 适用于金额较小、时间要求紧的标准化采购。

• 缺点：

  • 竞争范围有限： 通常邀请的供应商数量有限，可能错过更优的选择。

  • 侧重价格： “最低价中标”原则可能忽略供应商的综合实力和长期服务能力。

  • 易滋生串标： 如果监管不严，少数供应商之间可能串通报价。

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询价招标是一种精炼而实用的采购工具。成功的关键在于流程的规范性和执行的严谨性。无论是采购方还是供应商，只有深刻理解并严格遵守其流程规则，才能确保采购目标的实现，最终达成双赢的合作。对于采购方，它是控制成本的利器；对于供应商，它是展示实力、获取订单的高效通道。