在企业的日常运营中,采购是不可或缺的一环。虽然电子化、平台化采购日益普及,但线下询价采购因其灵活性、沟通直接和适用于小额、特定场景等优势,在许多情况下仍然是重要的采购方式。它并非简单的“问个价”,而是一套严谨、规范的管理流程,旨在确保采购活动的公开、公平、公正,在控制成本的同时,保障采购质量和效率。
本文将系统性地解析线下询价采购的完整流程,助您实现高效合规的采购目标。
第一阶段:采购准备——谋定而后动
任何成功的采购都始于周密的准备。此阶段的核心是明确“买什么”和“为什么买”。
采购需求确认:
需求提出: 由使用部门提出具体的采购需求,明确物品或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预计交付时间等。
需求审批: 需求部门负责人及采购部门对需求的必要性、合理性及预算符合性进行审核批准。
编制询价文件:
这是询价的核心依据,应包含:询价通知书: 正式邀请供应商报价的文件。
采购需求清单: 详细列明所有技术、商务要求。
报价要求: 明确报价的格式(如是否含税、是否包含运费)、报价有效期、密封要求等。
合同主要条款: 提前约定付款方式、交付地点、验收标准、售后服务等。
供应商须知: 告知供应商参与流程、评审方法、澄清与质疑的渠道等。
第二阶段:供应商邀请——广撒网,精挑选
选择合适的询价对象是保证竞争性和采购质量的关键。
供应商初选:
从合格的供应商库中选取至少三家以上符合采购需求的供应商。
若库中资源不足,可通过行业推荐、市场调研等方式寻找新的潜在供应商,并对其资质(如营业执照、相关许可证)进行初步审查。
发出询价邀请:
通过电话、传真、电子邮件或专人送达等方式,向选定的供应商发出完整的询价文件。
关键点: 必须确保所有被询价供应商在同一时间获得完全相同的信息,以保证起点的公平。
第三阶段:报价与接收——规范操作,保障公正
此阶段是流程的执行环节,需要严格遵守程序。
供应商报价:
供应商在规定的报价截止时间前,按要求准备报价文件。
密封要求: 通常要求供应商对报价文件进行密封,并在封口处盖章,以确保报价信息的保密性。
接收与保管报价:
采购部门指定专人负责接收报价文件。
对所有在截止时间前送达的密封报价文件进行统一登记和妥善保管,不得提前开启。
第四阶段:评审与确定——科学决策,优中选优
这是整个流程中最核心的环节,直接决定采购结果。
开启报价文件:
在预先确定的时间、地点,由采购负责人、需求部门代表、财务或监督人员等共同在场,当众开启所有密封的报价文件。
评审与比较:
初步评审: 检查报价文件是否完整、有效,是否实质性响应了询价文件的要求。
详细评审: 成立询价小组,根据事先确定的评审标准(通常是最低评标价法,即在符合全部需求的供应商中选择报价最低者)对通过初步评审的报价进行详细比较和分析。对于复杂项目,也可采用综合评分法。
确定成交供应商:
询价小组根据评审结果,提出书面评审报告,推荐成交候选人。
由规定的权限领导或采购决策小组根据评审报告,最终审批确定成交供应商。
第五阶段:结果通知与合同签订——锁定成果,明确权责
将采购结果落到实处,形成法律约束。
发布成交结果:
向成交供应商发出《成交通知书》。
同时通知所有未成交的供应商,并可根据规定告知其未成交的原因。
签订采购合同:
依据询价文件和供应商的报价文件等,起草并签订正式的采购合同。
合同内容应与前期约定保持一致,确保权责清晰。
第六阶段:履约与验收——闭环管理,确保价值
采购的最终目的是获得合格的产品或服务。
合同履行: 督促供应商按合同规定按时、按质、按量完成交付。
到货验收: 组织需求部门、技术部门等按照合同标准进行验收,并出具验收报告。验收合格是付款的前提。
资金支付: 财务部门根据合同约定及验收合格报告,办理付款手续。
第七阶段:资料归档——有据可查,持续改进
将整个采购流程中的所有文件,包括需求申请、询价文件、报价文件、评审记录、合同、验收单等,进行系统整理和归档。
归档不仅是为了满足审计和检查的要求,更是为了积累采购数据、总结经验和优化未来的采购工作。
总结
线下询价采购流程是一个环环相扣的管理体系。它通过标准化的步骤,将看似简单的“询价”行为,提升为一项专业的采购管理活动。严格执行此流程,企业不仅能有效降低采购成本,规避“暗箱操作”的风险,还能与优质供应商建立长期稳定的合作关系,为企业的稳健运营奠定坚实的物资基础。
来源: 询价无忧网 (www.xunjia51.com ) 仅供交流学习,如有侵权请联系删除。


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