询价可以不发询价函吗？工程造价行业的实操判断

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询价可以不发询价函吗？工程造价行业的实操判断

发表于2025-09-30 08:58:32 浏览数:2139 造价知识

在工程造价采购环节，“询价必须发询价函吗” 是从业者常遇的困惑。尤其面对 52 类建筑材料的多样化采购需求，既要保证成本可控，又需兼顾效率，是否采用正式询价函需结合场景灵活判断。而专业的材价服务平台，能为不同形式的询价提供合规性与效率支撑，助力企业平衡流程与实效。

一、这些场景，可暂不发正式询价函

（一）小额高频的常规辅材采购

针对水泥、砂石、普通五金等年度采购频次高、单价稳定的辅材，若单次采购金额低于企业内部设定的小额阈值（如 5000 元以下），且合作供应商为长期定点单位，可通过即时通讯工具 + 采购清单完成询价。例如在 “询价无忧网” 查询历史合作价与当前市场价后，直接向 2-3 家供应商发送明确的材料规格、数量需求，获取口头或书面报价即可。这种方式能节省函件拟定、审批的时间，适配小额采购的高效需求。

（二）紧急抢险的特殊采购

当遭遇工程抢险、材料临时补采等紧急情况，如暴雨导致防水卷材破损需立即补货，若严格走询价函流程可能延误工期。此时可通过电话沟通 + 同步记录的方式询价：向供应商明确材料型号、紧急程度及采购量，同步录音或让对方发送报价短信 / 截图，后续补充书面确认单归档。需注意的是，紧急采购后需在 3 个工作日内完善手续，确保价格与数量可追溯，避免合规风险。

（三）长期框架协议内的采购

若企业已与供应商签订年度框架协议，且协议中明确了 52 类建筑材料的基准价、调价机制（如按季度根据市场价浮动），在协议有效期内的常规采购可无需发询价函。只需根据实际需求发送采购订单，注明材料对应的框架协议编号，供应商按协议约定报价即可。这种模式适合用量稳定的材料（如钢筋、瓷砖），既简化流程，又能通过框架协议保障价格优势。

二、必须发询价函的 3 种核心场景

（一）大额采购（单批超 2 万元）

根据工程造价行业规范，单批采购金额超 2 万元的材料（如特种门窗、大型管材），必须发送正式询价函。函件需明确材料规格、技术参数、交货期、质保要求、报价截止时间等核心信息，并加盖企业公章，通过邮件或专人送达至少 3 家供应商。这不仅是合规要求，更能通过书面函件固定报价细节，避免后续因价格、条款争议影响合作，“询价无忧网” 的人工询价服务也可协助拟定规范函件模板，提升专业性。

（二）新供应商合作准入

首次与供应商合作时，无论采购金额大小，都需发送询价函。一方面，正式函件能体现企业的规范管理，让供应商清晰了解需求；另一方面，可通过函件要求供应商提供资质证明（如生产许可证、检测报告），结合报价综合评估其合作能力。尤其针对 52 类建筑材料中的特殊品类（如防火涂料、抗震支架），询价函能明确技术标准，筛选符合工程要求的供应商。

（三）国企 / 政府项目的采购

国企、政府投资的工程项目，无论采购金额多少，均需严格执行询价函流程。这类项目对合规性要求极高，询价函是审计归档的重要依据，需包含项目编号、资金来源、评审标准等信息，且报价需密封提交。“询价无忧网” 的材价数据平台可提供同类项目的询价案例参考，帮助企业贴合项目规范，确保函件符合审计要求。

三、询价函的核心要素与替代方案

若因场景特殊暂不发询价函，需通过 “替代凭证 + 合规归档” 规避风险：比如小额采购用 “报价确认单”（注明材料信息、报价、供应商签字），紧急采购用 “询价记录单”（记录沟通时间、参与人、报价内容），这些凭证需与采购合同、入库单一并归档，保存至少 3 年。

而对于需要发询价函的场景，可借助专业工具提升效率。例如 “询价无忧网” 不仅提供 52 类建筑材料的材价数据参考，还能协助生成标准化询价函模板，支持在线发送与报价回收，让询价流程更规范、高效。

总之，“询价是否发函” 无绝对答案，需结合采购金额、紧急程度、合作模式综合判断，但核心原则是 “合规可追溯”。询价无忧网将持续专注于材料询价，致力材价信息服务，打造专业的材价数据和人工询价服务平台，让询价变得简单，为工程造价企业提供适配不同场景的询价解决方案。

来源：询价无忧网（www.xunjia51.com ）仅供交流学习，如有侵权请联系删除。

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