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2026年4月20日，住房城乡建设部、国家档案局联合公布了《城市建设档案管理规定》（第61号令），将于2026年9月1日起正式施行。
新规全面替代1997年出台、历经三次修正的旧版规定。
工程造价中，将明确增加一笔档案相关费用，由建设单位出。
过去施工单位垫钱、竣工图扯皮、验收被卡，新规把这些事一件件全都理清楚了。
这笔钱从隐形成本变成明账，对施工方来说是公平的第一步。
施工单位不用再垫钱
《规定》第十二条明确，建设单位必须将档案费用列入造价。
这意味着在项目概算、预算、招标控制价中，必须单独或明确包含这笔钱。过去档案费用往往被消化在施工管理费、不可预见费中，甚至由施工单位垫付。
新规要求列入造价，本质上是把隐形成本显性化，由建设单位在概算阶段就预留出来。
建设单位不能再以总价包干、管理费已含为由，要求施工单位无偿承担档案工作。
如果招标文件中没有列支这笔费用，施工单位可以在投标答疑时提出，或者中标后要求签订补充协议。
第十三条明确竣工图编制单位和费用。
竣工图是档案中最复杂、费用最高的部分。
过去很多建设单位让施工单位负责出图，可施工单位没设计资质，只能自己掏钱请设计单位改。
新规明确建设单位必须指定谁画图、花多少钱，开工前就得说清楚。
这笔费用同样要列入造价，不得转嫁给施工单位。
第十八条把档案验收跟竣工备案绑在一起。
备案时主管部门要查验档案验收意见书，没有就备不了案。
备案是交房、办产权的前置条件，这一下档案验收就有了一票否决权。
如果因为建设单位不组织、不投入导致验收通不过，责任全在建设单位。
施工单位可以理直气壮地拒绝垫付。
过去这笔钱，施工单位垫得最苦
过去这笔钱是怎么花的？
为什么长期以来没人愿意把它摆在明面上？
最普遍的还是施工单位垫付。很多建设单位合同里不写明档案费用，却要求施工单位负责整理移交。
施工单位为了通过验收、拿回工程款，只能自己掏钱请资料公司或安排专人做。
单笔几万到几十万，几个项目叠加，对中小企业是沉重负担。
更难受的是垫付款往往追不回来。
建设单位口头交代，不留书面依据；合同里若写总价包干，包含所有费用，索赔都找不到理由。
加上维护合作关系，很少有企业愿意为几万块钱打官司。
这种垫付、追不回、再垫付的循环，成为了中小企业利润低、现金流紧的重要原因。
过去，档案费用在工程造价里一直没有明确位置。
施工管理费按定额费率固定，与实际档案工作量无关。
投标时，施工单位只能按最低档案投入算成本。谁认真做档案，谁报价吃亏，反倒谁认真谁倒霉。
档案问题往往拖到竣工前才暴露，此时不可预见费可能早已用完，各方互相推诿，工期延误，谁都受损。
为什么大家不愿把这笔钱摆在明面上？根本原因是工程造价制度没给档案费用设专门科目。
如果主动单列档案专项费，反而会被质疑不合规矩。久而久之，从建设单位到施工单位都默认，档案费用就该含在管理费里，没人愿意推动改变。
这种隐形成本在项目里比比皆是，最终造成施工企业利润被侵蚀，建设单位项目风险增加。
想拿到这笔钱，还得下功夫
新规明确了档案费用由建设单位承担，但制度不会自动变成现金流。
从纸上的权利到账上的利润，施工单位需要主动作为，把各个环节的工作做细。
投标的时候，如果招标清单里没列这笔钱，别闷着头就报。
先发个答疑澄清，问清楚到底含不含、含在哪。
甲方要是含含糊糊不正面回答，可以在报价里自己加一项档案专项费，备注里写上依据新规第十二条。
别怕废标，招标文件没明确说不能加项，就不算违规。
到了签合同，把谁出钱、出多少、怎么付、不付怎么办写进专用条款。
出钱方直接写建设单位；金额最好按建筑面积算单价，省得以后扯皮。
不要搞总价包干，因为档案工作内容容易受设计变更、资料缺失补做等影响，总价包干可能导致施工单位亏损。
付款得跟档案完成进度挂钩，不要只跟时间挂钩，避免出现时间到了该付款但档案没做好或做好了甲方拖着不给的双重风险。
要是合同里藏着“档案费已含在总价里”这种话，签之前必须删掉。
施工阶段，建设单位不配合是常有的事。这时候最管用的武器是书面催告。
不要只是口头催、等一等，要用工作联系单写明对方需要配合的事项、合同或法规依据、合理期限以及逾期后果，并取得签收记录。
书面函会成为项目档案的一部分，甲方代表不敢轻视，这比打多少电话都有效。
档案费用在工程造价中占比很小，但正是这种小钱最容易成为扯皮的焦点。
新规是给了个说法，但真要拿到钱，还得靠每个项目里把细节盯住了。
投标时问清楚，合同要写明白，过程中把凭证留好，最后结算科目列全。
利润就这么一分一分被抠出来了。
总结
施工单位垫付档案费用，是行业长期存在的责任错位。
建设单位把本该自己承担的成本转嫁给下游，而施工单位为了拿回工程款，不得不吃哑巴亏，中小施工单位尤其受伤。
《城市建设档案管理规定》2026版最务实的进步之一，就是把这个错位纠正过来。
谁的项目，谁出钱做档案；谁组织建设，谁承担管理成本。
档案费用虽然单笔不大，但积少成多，而且代表着一个原则，那就是合同外的、应由甲方承担的成本，施工单位没有义务垫付。
对于施工单位而言，新规既是保护，也提出了更高要求。
不能再以没给钱为由拖延档案工作，而是要在合同签订时就把费用和责任谈清楚。
前面把账算好了，后面就不用再扯皮了。
来源： 询价无忧网 （www.xunjia51.com ） 仅供交流学习，如有侵权请联系删除。 查看更多信息>
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