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近日，住房城乡建设部、国家档案局联合发布第61号令新版《城市建设档案管理规定》，新规定于2026年9月1日正式落地施行，以往所有旧版管理规定同步废止。
作为工程建设领域核心法规，本次修订不仅完善城建档案归档、移交、保管、信息化全流程管理标准，更新增多项强制性条款，直接约束工程造价计取、成本归类、合同拟定、竣工结算全环节工作，所有造价、成本、工程管理人员务必吃透新规。
一、新规核心基调：工程档案实施全生命周期管理
新规明确：全域城建项目档案全面实行全生命周期闭环管理，覆盖勘测规划、施工建设、竣工验收、后期改造、运维维修全流程阶段。
管控范围全覆盖工业民用建筑、市政道路、园林景观、人防、防洪等全部城建类项目，档案完整、精准、合规，成为项目正常推进的硬性前提。
行业核心转变：城建档案不再是项目收尾的附属打杂工作，而是贯穿项目全过程的核心管控工作，相关成本支出、各方权责，必须提前规划、前置落地。
二、造价核心变革：档案相关费用，法定计入工程造价
1、法规硬性条款要求
依据《城市建设档案管理规定》第十二条：建设单位须将城建档案相关费用，列入建设工程造价；项目归档进度必须与施工进度同步推进。同时勘察、设计、施工、监理各参建单位，同步完成所属资料整编，由建设单位全程监督核验。
行业痛点破解：以往行业默认将档案整编、竣工图编制、资料装订等费用，打包计入施工单位管理费，无专项预算、无单独计价，竣工阶段费用扯皮、结算纠纷频发。本次新规从法律层面划定底线，三大准则强制执行：
✅ 档案费用属于工程造价法定组成，建设单位不得无偿转嫁施工方承担
✅ 费用测算、清单列项必须前置谋划，归档进度联动施工进度同步落实
✅ 参建各方同步整理归档资料，杜绝竣工后期集中补资料，滋生额外整改成本
2、档案专项费用全覆盖范围（造价编制严禁漏项）
结合归档移交、数字化备案、第三方代管等新规条款，预算编制、清单组价时，档案专项费用包含五大板块，缺一不可：
基础归档费用：资料收集、整编组卷、装订耗材、专职档案人员薪酬、岗位专项培训等费用；
竣工图编制费用：新规要求竣工验收前办结合规竣工图，图纸绘制、变更修改、专业审核、合规签章费用，必须单独列项计价；
第三方专业服务费：委托外部机构开展档案整编、数字化加工、档案寄存、合规技术咨询等服务费，全额计入工程造价；
数字化电子档案费用：纸质档案电子化扫描、电子档案、BIM归档档案制作、数据备份、档案系统运维费用；重要工程档案需落实异质、异地多套备份，该项运维成本不可遗漏；
验收移交配套费用：档案专项验收、现场移交、档案复检整改、备案配套相关费用。
3、费用科目列支建议（规避审计核减）
结合现行工程造价计价体系：城建档案专项费用，建议在工程建设其他费单独列子目，禁止并入企业管理费、现场管理费、措施项目费。
从概算、预算、招标清单、施工合同到竣工结算，全流程独立列支该项费用，留存61号令法规依据，从源头规避审计剔除、价款核减风险。
三、分场景造价实操：各类工程计价+管控要点
（一）常规新建工程项目
招标及合同阶段：招标文件、工程量清单必须增设档案专项费用；合同书面约定：竣工图编制责任主体、费用支付节点、档案交付标准、资料整改费用承担方。
施工进度管控：严格执行归档施工同步原则，造价人员核验阶段性档案合格后，同步办理专项费用进度计量与支付。
（二）改建、扩建、维修改造类工程
依据新规第二十条：改扩建、主体重点维修项目，必须重新整编、移交全套工程档案。造价计价除计取新增工程档案费用外，需额外计取原有存量档案复核、梳理、整合归档成本。
（三）长周期大型工程、停缓建工程
大型长周期项目：新规支持分段施工、分段档案验收、分段移交，造价可按施工标段，分批计取、拨付档案专项费用。
停缓建项目：停工期间档案由建设单位保管；停工超2年且无合规保管条件，需移交属地档案机构代管，代管费用提前纳入项目待摊成本。
四、移交验收红线：直接决定竣工备案、结算回款
硬性前置要求：项目竣工备案前，必须完成档案整编、专项验收，取得官方《工程档案验收意见书》。住建部门从严核查资料，无合格意见书，不予办理竣工备案手续。
移交时限：竣工备案前完成主体全套档案移交；备案后新增变更、签证配套档案，3个月内完成全部移交。
💡造价风控提示：合同中明确约定，档案验收合格，作为竣工结算办理、尾款拨付、质保金返还前置条件，筑牢资金回款防线。
五、档案数字化升级：电子档案具备同等法律效力
本次新规重点强化工程档案数字化管理，直接影响造价结算、审计工作：
1、合规电子档案、BIM归档档案、纸质数字化档案，与纸质原件法律效力等同，可直接作为工程计价、对账结算、官方审计有效凭证；
2、全域打通数字档案跨部门、跨区域共享通道，后续资料调取、结算对账更高效，数字化配套费用需足额组价；
3、重点项目电子档案定期检测、异地多备份、平台运维费用，统筹计入项目造价或后期运维经费。
六、合规信用风险：违规面临行政处罚+失信惩戒
项目存在档案归档不全、逾期移交、保管不当、违规转嫁档案费用等违规行为，将依照《档案法》《建设工程质量管理条例》依法处罚。
新规搭建城建档案信用监管体系，企业、项目负责人违规信息录入公共信用平台，落实守信激励、失信惩戒机制。
⚠️行业提醒：档案费用漏计、资料缺失、逾期移交，不仅产生整改经济成本，还会降低企业信用评级，直接影响企业招投标、新项目承接。
原文下载：住房城乡建设部、国家档案局联合印发《城市建设档案管理规定》.pdf
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