9 月 1 日起，住建部第 61 号令正式落地实施。这份工程档案管理新规，从原有的 16 条大幅扩充至 7 章 33 条，对整个工程行业的档案管理逻辑、费用承担规则做了系统性调整。

对施工企业而言，最核心的利好只有一件事：工程档案相关费用，正式列入工程造价，明确由建设单位全额承担。这笔过去常年由施工方垫付、结算时容易被砍掉的费用，终于有了明确的法规依据。

三条核心条款定调：钱甲方出，责任甲方担

新规里直接影响施工企业成本与责任的，集中在三条关键条款，每一条都切中过去的行业痛点。

1. 档案费全额纳入造价，建设单位兜底

第十二条明确规定：建设单位应当将档案相关费用列入建设工程造价，在概算、预算、招标控制价中单独列项体现。

从各地已落地的执行标准来看，档案费通常占工程造价的0.1%~0.5%，归类为工程建设其他费用。比例看似不高，但对应到千万、亿级的项目上，就是几万到几十万的真金白银。 过去这笔钱在造价里没有明确项，甲方一句 “包含在管理费中” 就能搪塞过去；现在有了法规明确依据，这笔钱有了法定的列支渠道。

2. 竣工图编制责任厘清，不得转嫁施工方

第十三条针对行业争议最大的竣工图问题做出明确：竣工图的编制主体、费用标准，建设单位应当在前期明确约定，不得将编制责任转嫁给施工单位。

过去这是施工企业的普遍痛点：甲方把出竣工图的活全甩给施工方，但施工单位没有相应设计资质，只能额外花钱委托设计院修改、出图，这笔成本往往无处列支。新规落地后，这项成本的承担主体彻底厘清，施工方不再需要为设计类工作兜底。

3. 档案验收成为备案前置，卡壳直接影响交付

第十八条明确：竣工备案时，主管部门必须查验档案验收意见书，无专项验收意见的，不予办理备案。

而竣工备案，是房屋交付、产权办理、工程款结算的核心前置条件。 以前档案验收常被当成 “软环节”，拖一拖就能过；现在这一关直接卡住交付与结算节奏，档案出问题，首先着急的是建设单位，而非施工企业。

行业痛点终结：这笔钱，以前全是施工方在垫

要读懂这条新规的分量，得先看过去行业的普遍现状。

干过工程资料的人都清楚，档案编制是实打实的成本：人员工资、耗材费用、外包服务费、数字化处理费，样样都要花钱。一个中型项目，档案全流程成本少则五六万，多则几十万。而建筑行业本身利润微薄，这笔钱省下来就是纯利润。

但长期以来，这笔费用在工程造价清单里没有明确席位。建设单位往往以 “已包含在总承包管理费” 为由，拒绝单独支付；施工企业拿不出明确法规依据，大多只能自认倒霉，先行垫付。

更被动的是，垫付的费用到了结算审计环节，还常常因为 “无对应清单项”“无合同依据” 被直接核减。钱实实在在花了，账上却没有对应列支，成了施工企业的隐性成本。

新规的落地，本质就是把这笔 “隐性成本” 变成 “法定列支项”。同样的借口，以前只能认，现在可以拿条款直接顶回去；备案卡了壳，着急的不再只是施工方。

深层变化：从“竣工突击补”到“全程同步收”

费用有了保障，带来的不只是钱的问题，更是档案管理模式的根本转变。

过去行业普遍 “突击做档案”，核心原因就是过程中没有专项经费，配不起专职资料员，资料整理一拖再拖，等到竣工验收前才集中补做。突击出来的档案质量可想而知：很多过程记录缺失，靠回忆补，补不上的甚至编造，不仅合规风险高，也经不起后续查验。

现在档案经费从立项阶段就纳入预算，建设单位有动力保障人员配置，资料员可以全程驻场跟进，边施工、边收集、边整理，档案进度与工程进度同步，到竣工时资料基本完整。

当然，新规也同步提高了要求：电子档案与纸质档案具有同等法律效力，数字化归档标准随之提升，不是简单扫描就能过关。对人员能力、成果质量的要求更高了，如果只想着拿钱不落地，档案问题最终会转化为工期风险和违约风险。

施工企业实操指南：三个环节盯紧，把钱落袋

新规给了依据，但钱不会自动进到账户。施工企业要在投标、签约、施工三个关键环节主动动作，把这笔成本切实要回来。

投标阶段：没列项先问清，报价留依据

如果招标文件的工程量清单里没有单独列出档案费，不要盲目报价。先向招标方书面澄清，同时在报价中单独增列 “档案专项费用” 项，备注依据住建部 61 号令第十二条，避免被认定为废标，也提前埋下费用主张的伏笔。

签约阶段：写清主体、金额、节点，别签包干

合同签订时，务必在专用条款中明确三点：

• 付费主体：档案相关费用由建设单位承担；
• 计费标准：可约定按建筑面积计取单价；
• 付款节点：付款进度与档案编制进度挂钩。

特别注意：删掉合同中 “档案费用已包含在合同总价中” 这类兜底条款，不要签笼统的总价包干，等于自己把这笔钱的权利放弃掉。 如果是已签订的存量合同，可以拿新规与甲方协商签订补充协议，确认费用承担规则。拖到竣工再扯皮，就会陷入被动。

施工阶段：不配合就发函，留好书面凭证

施工过程中如果建设单位不配合落实、不及时支付费用，要正式发工作联系单催告，写清楚依据条款、要求期限、逾期后果，做好签收记录。书面凭证的效力远高于口头沟通，后续无论是结算还是争议处理，都是核心依据。

结语

目前深圳、遂宁、十堰等地已经启动新规宣贯培训，重庆更是早在 2014 年就将档案费从管理费中拆分单列，各地配套计价细则也在陆续落地。 全国层面的规则已经定调，各地落地只是时间问题。别指望明天起甲方就会主动把钱打过来，但这笔账已经摆到了台面上，赖不掉了。 对施工企业来说，档案费要得回来就是利润，要不回来就是自己扛的成本。合同之外、本该建设单位承担的费用，施工企业没有义务垫付。 账算在前面，规则用在明处，后面才能少扯皮。